Rapport från Riksantikvarieämbetet

Samlingsforum 2013

21-22 november 2013, Värmlands Museum, Karlstad

Riksantikvarieämbetet 2014 Box 1114 621 22 Visby www.raa.se registrator@raa.se

Foto: Där inget annat anges Lars Sjöqvist, Värmlands Museum

Innehåll
Inledning Nick Poole, Collections Trust, UK, Great Museums need good Collections Management Freda Matassa, Museum Consultant, UK, What is Collections Management? Agnes Brokerhof, RCE/Cultural Heritage Agency of The Netherlands, Risk management in collection care
 Petra Waern, Göteborgs konstmuseum & Patrik Holmquist, WSP, Presentation av Göteborgs konstmuseums riskanalysarbete
 Ann-Cathrin Rothlind, Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska museet, Konditionsbedömning – ett konservatorsuppdrag för god samlingsförvaltning
 Heidi Uleberg, Norsk Folkemuseum, Samlingsförvaltning i friluftsmuseet Lisa Nilsen, Lisa Nilsen Kulturvård, Förvaltning av kyrkliga inventarier – erfarenheter från Strängnäs stift
 Ulf Strandberg, Kammarkollegiet, Statlig utställningsgaranti Christian Runeby, Riksantikvarieämbetet, Kulturarv för alla! Annica Ewing, Statens historska museer, Förvaltningsplaner för samlingar – Vad är det? Varför behövs de? Hur ska de användas?
 Ingela Chef Holmberg, Riksantikvarieämbetet, Susanne Nickel, Eskilstuna kommun & Karianne Schmidt Vindenes, Vestfoldmuseene IKS, Paneldiskussion om SPECTRUM
 Fredrik Svanberg, Statens historiska museer, Museisamlande och mångfald Antonio Molin, Arkitektur- och designcentrum, Processutveckling – identifiering och synliggörande av processer
 Susanne Nickel & Cecilia Marnetoft, Eskilstuna kommun, Insamlings- och gallringspolicy för fotosamlingen samt arbetsflöde och anvisningar
 Torill Johanne Mobech-Hanssen, Vestfoldmuseene, NILS: Nyutviklet logistikk- og forvaltningssystem for store fotosamlinger
 Karl-Johan Cottman, Sörmlands museum, Föremål för diskussion – forskare i magasinet och utställningar i det offentliga rummet
 Utvärdering Nästa Samlingsforum Bilaga 1: Program för Samlingsforum 29-30 november 2012 Bilaga 2: Litteratur- och länktips i urval 5
 7
 8
 9


10


10


11
 12


12
 13 
 14


15


16
 17


18


19


20


21
 21
 22
 25

Inledning

God samlingsförvaltning var temat för årets Samlingsforum som samlade drygt 130 delta­ gare till två intensiva och inspirerande dagar på Värmlands Museums i Karlstad. Samlingsförvaltning är ett begrepp som används för att beskriva en helhetssyn på arbetet med samlingarna. Det svarar mot engelskans ”Collections Management” och innefattar allt det som görs med samlingarna på museet, från insamling och gallring till dokumentation, vård och utställning. Tanken är att förvaltningen blir mer ändamålsenlig och hållbar om man ser till helheten och samlar alla professioner som arbetar med samlingen mot samma mål. Under de två konferensdagarna fick vi många förslag på vad god samlingsförvaltning är, hur man kan arbeta för att höja kvaliteten och varför det är viktigt. Nick Poole, Chief Excecu­ tive Officer för Collections Trust och keynote-talare, inledde med att säga: ”Great museums use good Collections Management to bring objects, experiences, facts and stories together to create moments of wonder”. Många intressanta frågor dök upp på seminariet. Till exempel frågan om yrkesrol­ len ”samlingsförvaltare”, förekommer den egentligen alls i Sverige? Vem är mest läm­ pad att ta ett helhetsgrepp om samlingsarbetet? Vilken utbildning behövs? Diskus­ sionen är bara påbörjad. Ett sätt att fortsätta samtalet är att använda kulturvårdsforum http://www.kulturvardsforum.se/ I denna rapport har vi samlat korta sammanfattningar av alla presentationer, komplet­ terade med referenser och länkar till mer information. Längst bak finns en samlad litteraturoch länklista. Samlingsforum 2013 arrangerades av Riksantikvarieämbetet tillsammans med Värmlands Museum och Riksförbundet Sveriges Museer. Vi vill rikta ett mycket varmt tack till Värmlands Museum för det generösa mottagandet under de två konferensdagarna. Flera av powerpoint-presentationerna finns här: http://www.kulturvardsforum.se/group/samlingsforum (se länk till höger på sidan)

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

5

6

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Great Museums need good Collections Management
Nick Poole, Collections Trust, UK Every museum professional wants to create great museum experiences for their visitors, both real and virtual. But what is a great museum? What do they feel like, and how can we make them as accessible as possible to as many people as possible? I was honoured to be invited to speak at the Samlingsforum in Karlstad, where I chose to address the theme of Great Museums need good Collections Management. Great museums mean different things to different people. They can be personal or social, aesthetic or philosophical, political or fun – all within the same walls. In much the same way as museum professionals have an innate understanding of what a great museum feels like, every member of the public knows what it means to be able to stand in front of their heritage and be inspired by it. Museum professionals often fall into ‘tribes’ – each with their own idea of what makes a museum unique. For some it is the physical artefact, for others it is the sensory and intellectual experience. Some of us prize facts & authoritative knowledge whereas some of us believe that it is the stories we tell that matter most. A great museum, though, is able to bring all of these elements – objects, facts, stories and experiences – together, weaving them into something unique and uniquely inspiring. Collections Management is the way that we bring these things together and develop them over time so that we can continue to deliver exciting and relevant museum services. In recent years, the nature of a ‘collection’ has changed – from a collection of physical artefacts to the present-day collection of physical, digital and intellectual material. Museums find themselves challenged not only to collect a far wider range of material but also to make it available through a wider range of channels and platforms. Meeting this challenge, and making the most of the opportunity it presents depends on investing in effective Collections Management. That is why great museums need good Collections Management! All of these slides are online at http://www.slideshare.net/nickpoole For more information on the presentation, visit http://www.collectionslink.org.uk

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

7

What is Collections Management?
Freda Matassa, Museum Consultant, UK Collections Management takes place in all museums, galleries and heritage organisations but may not necessarily be known by this term. Large organisations may have a collections manager and an entire department while in a small museum, this work may be done by the curator, registrar or director. The main focus is to control and record everything that happens to the collection, to make sure it happens according to guidelines and to document it. The areas of activity include inventory, exhibitions, acquisitions, loans, storage and treatment. It also covers logistics such as movement, transport, display and insurance. The Collections Management department is responsible for contributing to the organisation’s policies and procedures, for creating and monitoring best practice and ensuring that the organisation complies with all relevant legal and ethical considerations. It works closely with others concerned with the safety of collections such as conservation and security. The principles of collections management are the same from large national galleries to small one-room rural museums. Whatever the size and type of collections, the basics of good policies and procedures are the same. This talk will define collections management and give an overview of the different areas of museum work involved. It will outline the basic functions which ensure collections are professionally managed and are in line with internationally recognised standards. Literature:
 Matassa, F. Organizing Exhibitions: A Handbook for Museums, Libraries and Archives. Facet 
 Publishing. (23 Mar 2014)
 Matassa, F. (2011). Museum Collections Management: A Handbook. Facet Publishing.


8

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Risk Management in Collection Care
Agnes W. Brokerhof, RCE/Cultural Heritage Agency of the Netherlands The ISO 31000:2009 Standard for Risk Management describes risk as the uncertainty of reaching one’s goals. A more pragmatic definition of risk is the chance of loss of value of one’s assets. For museums, galleries, libraries and archives their collections are a main asset. We could define the goal of the heritage profession as passing on the collections that are given in our care, to next generations with optimum significance and optimum accessibility. We can enjoy and use them for our own purposes but without impairing future interpretation and use. In this context collection management can be defined as making well-argued decisions about the allocation of resources to most effectively and efficiently achieve our goal: passing on optimum accessible value. The cultural value of the collections can be developed or increased, for example through adding objects to the collection (accessioning), removing low value objects from the collection (de-accessioning), or adding knowledge to the objects by research into container, content and context of the objects in the collection. The value is also used, made operational, in presentation, education, study and research. And the value is preserved, the loss of value minimalized by activities such as conservation, security and facility management, documentation and registration. Risk management focusses on this presentation aspect of collection management. It involves identification, assessment and prioritization of risks, followed by identifying options for risk reduction, and implementing the most cost-effective options to minimize and monitor probability and/or impact of processes and events leading to loss of value. The presentation  sketches the methodology that was de­ veloped in The Netherlands for assessing cul­ tural value of collections;  discusses the ten agents of deteriora­ tion that can cause loss of value to collections through processes or events;  gives examples of how to develop risk scenarios that describe such processes and events in terms of ‘source-pathway-effect’ sen­ tences;  gives an overview of available methods to assess risks for collections qualitatively and quantitatively;  concludes that to be able to make well­ argued decisions about the allocation of re­ sources to most effectively and efficiently achieve the goal of passing on the heritage that is given in our care to next generations with op­ timum accessible value, we need to assess and understand the value, and assess and manage the risks to our collections, in a cost-effective manner.

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

9

Presentation av Göteborgs konstmuseums riskanalysarbete
Petra Waern, Göteborgs konstmuseum & Patrik Holmquist, WSP-Group På Göteborgs konstmuseum pågår ett systematiskt riskanalysarbete. Det omfattar områ­ dena konservering, säkerhet, VVS-teknik, fastighetsförvaltning, brandskydd och energief­ fektivisering. I arbetsprocessen analyseras risker, och förebyggande åtgärder vidtas för att säkerställa museets samlingar såväl som inlån av konstverk i samband med utställningar. Syftet är att genomlysa verksamheten för att verkställa Göteborgs konstmuseums upp­ drag att visa och bevara konstföremål idag och för framtiden. Målet är att eliminera skador på verk. Arbetsmetoden utgörs av att flera professioner generöst bidrar med olika sakkun­ skaper och att målet och syftet är tydligt definierat. Denna metod har varit mycket lycko­ sam. Utmaningarna består i att skapa resurser. Göteborgs konstmuseums verksamhet drivs i kommunal regi och ingår i Göteborgs Stad vilken skall omfatta många behov. Arbetsgruppen producerar dokument vilka behandlar risker, åtgärder, manualer och handlingsplaner. Dokumenten revideras årligen och utgör bland annat en gemensam kva­ litativ grund. Resultat syns i den dagliga verksamheten men bidrar även till den planerade om- och tillbyggnaden av Göteborgs konstmuseum. I framtiden kommer ett modernt ut­ vecklat belysningsprogram att ingå i riskanalysprocessen.

Konditionsbedömning – ett konservators­ uppdrag för god samlingsförvaltning
Ann-Cathrin Rothlind, Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska Återkommande konditionsbedömningar är elementära i en aktiv samlingsförvaltning och en central arbetsuppgift för konservatorer. En metodisk beskrivning och kvantifiering av typen av skador i samlingar kräver specifik och för samlingen relevant materialkompetens, erfarenhet och en helhetssyn för att fungera som ett standardiserat verktyg vid identifiering och analys av risker och deras påverkan. Riskanalysen behövs för att finna metoder att däm­ pa skadeeffekter, utvärdera kostnader och nyttan av olika strategier i förvaltandet. Konserva­ torer kan bidra med kunskap om hur föremål kan tillgängliggöras estetiskt och antikvariskt på ett säkert sätt för att bli en större upplevelse. Ökad kunskap om historiska placeringar, inneklimat och åtgärdshistorik ger synergieffekter. Med hjälp av konstteknologi kan s.k. ”hid­ den stories” synliggöras som leder till insikt och förståelse om vad vi har att förvalta. Under 2011 utfördes en konditionsbedömning av Skoklosters slotts målerisamling om­ fattande 818 verk. Bedömningen med prioritering av vårdbehov har upprättats och utgör grunden för den framtida förvaltningen av målerisamlingen. Konditionsbedömningen på­ visade ett omfattande vårdbehov som främst relaterar till slottets inneklimat. En vårdplan utarbetas och ett flerårigt klimatprojekt pågår för att finna en lösning för styrning av innekli­ matet. Inom myndigheten pågår arbetet med standardisering och anpassning av kondi­ tionsbedömningen till förvaltningens databas.

10

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Samlingsförvaltning i friluftsmuseet

Heidi Uleberg, Norsk Folkemuseum Norsk Folkemuseum er et av Norges største kulturhistoriske museer, med landsdekkende samlinger fra tiden 1500 til i dag. Museet ligger på Bygdøy i Oslo og omfatter både et fri­ luftsmuseum og store innendørs utstillinger. Norsk Folkemuseum er et levende og aktiv museum med mye arrangementer og formidlingsopplegg som gir mange og interessante utfordringer i forhold til bevaring og sikring av samlingen. En viktig del av konserveringens samlingsforvaltningsoppgaver er logistikk, sikring og bevaring i faste og dynamiske utstillinger i friluftsmuseet. De dynamiske utstillingene er utstillingskonsept som endrer seg over tid avhengig av årstid og årshøytider, som for ek­ sempel jul, påske, sommer, nyttår eller knyttet til tematiske hendelser. Ulike hus og leilighe­ ter i friluftsmuseet dekoreres på ulike måter i løpet av året, med bruk av både magasinerte museumsgjenstander og rekvisitter. I tillegg utøves det ulike formidlingstilbud til publikum i de samme lokalene. Alle gjenstander sikres mot tyveri. Rekvisitter sikres ved behov. Dette krever utarbeidelse av en del gode rutiner for at arbeidet skal fungere. Et av de viktigste er at det dokumenteres godt hva som skal gjøres. Alle magasinerte gjenstander skal loggføres i databasen Primus for å holde kontroll med museumsgjenstan­ dene. Det utarbeides gjenstandslister over hvert hus. Det tas foto, gjerne før og etterbilder for å vise hvor alt skal stå plassert. En god skriftlig beskrivelse i tillegg. Hvert år arrangeres det et seminar for nye og ek­ sisterende tunverter/vaktpersonell. Disse har som arbeidsoppgave å være både vakt og formidle et Julepyntet stue. Foto: Heidi Uleberg
 tradisjonshåndverk, i et tun kledd etter draktskikken fra den landsdelen tunet kommer fra. Konserveringen holder en kort introduksjon til det samlingsforvaltningsarbeidet som gjøres på museet i forhold til registrering, konservering, magasin og bevaring, i tillegg til en veiledning i renhold og sikring. Tunvertene har tilgang til en egen renholdseske med utstyr som er lagt ut i hvert enkelt tun, med en enkel veiledning til hvordan de skal foreta på en enkle og forsiktig måte kan rengjøre flater, møbler og gjenstander. Veiledningen er basert på en gjennomgang som konserveringen har gjort og er tilpasset gjenstandene og behovet til hvert enkelt hus. Tun­ vertene har i tillegg tilgang til et rapportskjema der de kan melde inn feil, mangler, skader eller annet. Skjemaet blir levert til tunvertenes leder og videre distribuert til den seksjonen saken gjelder. Konserveringen prøver å ta befaringer i friluftsmuseet gjennom sommersesongen og snakke med tunvertene. Dette er viktig for å holde kontakten med vaktene og høre om det materiellet de har fått utdelt for renhold fungerer etter planen. Før og etterarbeidet er viktig. Databasen Primus skal oppdateres med plasseringer av alle gjenstander for hvert enkelt hus. Det utarbeides lister over alle gjenstander som krysses inn og ut etter endt utstillings­ periode. Etter utstillingsperioden hentes alle museumsgjenstander inn, fryses, tilstandssjek­ kes, får eventuell behandling ved behov og legges tilbake på magasin.

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

11

Förvaltning av kyrkliga inventarier – erfarenheter från Strängnäs stift
Lisa Nilsen, Lisa Nilsen Kulturvård Sommaren 2012 genomförde jag ett projekt för Strängnäs stift som gick ut på att besöka alla kyrkor i två pastorat och fråga och diskutera med församlingarna hur inventarieförteck­ ningarna sköts samt hur de vårdar och bevarar inventarierna. En enkät fylldes också i. Närva­ rande vid mötena var kyrkoherden, vaktmästare och inventarieansvarig från kyrkorådet. På Öppet forum berättades kort om detta nedslag i förvaltningen av våra kyrkliga kulturskatter och redovisades några av slutsatserna från projektet, med fokus på vad konservatorer kan göra när de är ute och arbetar i kyrkorna.

Statlig utställningsgaranti
Ulf Strandberg, Kammarkollegiet Statlig utställningsgaranti regleras enligt förordningen 1998:200. Ansökan görs till Kulturrå­ det som i sin tur lämnar ansökan till Kammarkollegiet för ett utlåtande gällande säkerheten. Den statliga utställningsgarantin gäller från spik till spik. Normalt utförs en besiktning vart tredje år, vid större ombyggnation eller vid speciella tillfällen. Ansökan prövas efter att ansökningsavgiften som för närvarande är på 3000:- betalats, utöver det så tas en rörlig avgift ut på förnärvarande 0,5 promille av det sammanlagda garantibeloppet, dock lägst 1 000:- och högst 100 000:-. Ansökan ska innehålla uppgift om det sammanlagda värdet av föremålen, värdet på varje enskilt föremål och vem som äger det, vilken tid garantin skall gälla samt de övriga uppgif­ ter som behövs för att pröva ansökan. Länkar: http://www.kulturradet.se/sv/bidrag/bildochformkonst/Utstallningsgarantier/ och http://www.kammarkollegiet.se/node/687

12

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Deltagarna fick möjlighet att se den prisbelönta utställningen 1001 Inventions – the Enduring Legacy of the Muslim Civilization. Värmlands Museum har som mål att alla skolelever i Värmland ska få möjlighet att se utställningen.

Kulturarv för alla!
Christian Runeby, Riksantikvarieämbetet ”Kulturarv för alla” är arbetsnamnet på de insatser som Riksantikvarieämbetet genomför eller stödjer för att öka tillgängligheten till Sveriges kulturmiljöer. Arbetet är en del i det strate­ giska uppdrag som Riksantikvarieämbetet fått av regeringen tillsammans med ett tjugotal andra myndigheter inom ramen för regeringens funktionshinderstrategi 2011-2016. Myn­ digheterna rapporterar årligen under denna period till regeringen hur arbetet fortskrider enligt de mål som regeringen satt upp för respektive politikområde. Att arbeta med tillgänglighet är i hög grad att arbeta med insatser som kommer de allra flesta till del i samhället, och inte som man gärna kan tro, bara ett arbete för vissa grupper med speciella behov. Risken är att de flesta av oss någon gång under livet med tilltagande ålder, kommer att känna oss funktionshindrade. Skulle vi behöva motivera oss ytterligare varför detta arbete är så viktigt så räcker det alltså med att gå till sig själv och sina egna nu­ varande eller kommande behov! De vanligaste funktionsnedsättningarna kan delas in i fem huvudområden, sk ”Big five” vilka är: nedsatt hörsel, nedsatt syn, allergiska besvär, nedsatt kognitiv förmåga samt nedsatt rörelseförmåga. Arbetet med att undanröja funktionshin­ der för personer med dessa funktionsnedsättningar består alltså av mycket mer än att bara arbeta bort fysiska hinder. En tydlig inriktning i detta arbete är också att istället för särlös-

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

13

ningar fokusera på generella lösningar. Lösningar som förenklar för så många som möjligt enligt devisen: det som är nödvändigt för 10%, underlättar för 40% samtidigt som det är bekvämt för 100%. Engreppsblandaren, ett hjälpmedel framtaget för att underlätta för funk­ tionshindrade, är ett bra exempel på hur detta kan fungera i praktiken. Riksantikvarieämbetet arbetar framförallt med att överblicka och stödja insatser för ökad tillgänglighet inom kulturområdet. Som en del i detta har Riksantikvarieämbetet i samar­ bete med Naturvårdsverket och Handisam tagit fram en handbok för planering och genom­ förande av tillgänglighetsåtgärder i skyddade områden (http://www.naturvardsverket.se/ Om-Naturvardsverket/Publikationer/ISBN/6500/978-91-620-6562-1/). Boken är framförallt inriktad på utomhusmiljöer men är även i högsta grad tillämpbar för arbetet med tillgäng­ lighet i de flesta andra kulturmiljöer.

Förvaltningsplaner för samlingar – Vad är det? Varför behövs de? Hur ska de användas?
Annica Ewing, Statens historska museer Att arbeta med att förvalta en föremålssamling innebär både att man fått ett stort förtro­ ende och ett betydande ansvar. Det handlar om att skapa de bästa möjliga förutsättning­ arna för samlingen utifrån ofta begränsade resurser. För detta krävs bred ämneskompetens inom vitt skilda områden. Kunskapen och kompetensen ligger oftast hos flera olika perso­ ner, ibland placerade i olika delar av organisationen. Viss typ av information är ordentligt dokumenterad medan annat kan vara väl så genomtänkt, men bara känt av en eller några få individer. Syftet med en förvaltningsplan är att samla all information om hur man förvaltar den egna samlingen på ett ställe. Utifrån ovanstående resonemang föreslås följande definition: ”En förvaltningsplan för samlingen är ett handlingsprogram som visar hur ett museum ad­ ministrerar, utvecklar, sköter om och tillgängliggör sin samling.” Då alla museer har olika förutsättningar och varje samling är till sin sammansättning unik kan förvaltningsplaner sinsemellan se mycket olika ut. Valet av upplägg och format speglar den enskilda organisationen. Arbetet med att ta fram en förvaltningsplan kan ses som en analys av föremålsförvalt­ ningen i sin helhet och i förlängen leda till kvalitetssäkring av verksamheten. Man samman­ ställer den information man har, uppdaterar och kompletterar det som behövs och ser vad som saknas. En genomarbetad förvaltningsplan kan både fungera som stöd för den enskilde medar­ betaren, introduktion till den nyanställde eller som underlag för kort- och långsiktiga prio­ riteringar i samband med budget- och verksamhetsplanering. I förlängningen leder den förhoppningsvis även till en effektivare förvaltning samt verkar samlande och anger riktning för verksamheten.

14

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Paneldiskussion om Spectrum

Ingela Chef Holmberg, Riksantikvarieämbetet, Susanne Nickel, Eskilstuna kommun & Karianne Schmidt Vindenes, Vestfoldmuseene IKS Inför att Riksantikvarieämbetet tillsammans med Digisam planerar att översätta och bear­ beta den brittiska standarden Spectrum hölls en paneldiskussion där Ingela Chef Holmberg, Riksantikvarieämbetet, Susanne Nickel, Eskilstuna kommun samt Karianne Schmidt Vindenes, Vestfoldmuseene IKS deltog. Spectrum är en öppen och fritt tillgänglig standard som definierar ”best practice” i för­ valtningen och användningen av samlingarna i museer och arkiv . Spectrum tillhandahålls av Collections Trust och används av nästan 8000 museum runt om i världen. Den beskriver 21 procedurer som ingår i samlingsförvaltning som lån, transport och gallring. Värdet av att översätta och bearbeta Spectrum till svenska förhållanden ligger i att be­ grepp och processer används på ett enhetligt sätt samt att med en standard säkerställs kvalitén inom samlingsförvaltning. Spectrum är väl använd internationellt, vilket borgar för att den kommer att fortsätta utvecklas och förfinas i framtiden. Spectrum är även till stor nytta för de som tillverkar mjukvara åt museer. Standarden ger dem en inblick i museernas processer och i vad som krävs i fråga om användarvänlighet. Parallellt med att Sverige översätter Spectrum pågår översättningar i Norge och Finland. Det är av stort värde att arbeta tillsammans i detta och gemensamt dra lärdom från varandras erfarenheter. Riksantikvarieämbetet kommer att tillsammans med Digisam leda arbetet med att översätta och bearbeta Spectrum. I samband med Samlingsforum efterfrågades hjälp i detta arbete och en önskan om att anmäla intresse till att delta i en arbetsgrupp. Arbetet kom­ mer att pågå 2014 och avlsutas hösten 2015. Spectrum som verktyg stämmer bra överens med Riksantikvarieämbetets arbete gällande riktlinjer, begrepp och standarder. Länk: http://www.collectionslink.org.uk/spectrum

Hur Spectrums processer förhåller sig till de olika delarna inom samlings­ förvaltning. Bild från Spectrum 4.0.
Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad 15

Museisamlande och mångfald
Fredrik Svanberg, Statens historiska museer Museernas samlande handlar inte bara om förvaltning i snäv bemärkelse. Samlandet är ock­ så en viktig del i museernas skapande av mening och representation av olika perspektiv och berättelser. Vilka idéer, perspektiv och världsbilder förvaltas genom hur man samlar? Eftersom man aldrig kan samla allt så måste samlandet alltid bygga på värderingar och urval ibland allt det som man skulle kunna samla. Dessa värderingar och urval måste bygga på särskilda perspektiv, oavsett om man är medveten om det eller inte. Väl inne i museerna så fortsätter selektiviteten: en del saker lyfts ständigt fram och ställs ut, andra ligger för alltid kvar längst in i magasinen. En del saker konserveras och hålls i toppskick, annat rostar bort. Om en del saker har det skrivits avhandlingar, om andra finns inte ett ord. Samlandet, med sina val och perspektiv, är därför en del av den museala processen där man hela tiden måste välja och vraka, lyfta fram en del teman, perspektiv och föremål, lyfta bort andra. Samlandet lägger på många sätt grunden till vad man kan göra på ett museum. Vilka föremål har man så att de kan ställas ut och vilka har man inte? Vilken slags information har man skapat om sina samlade saker? Detta kommer att påverka vad man kan hitta och inte och vilka berättelser man kommer att kunna synliggöra och berätta i utställningar och annan kommunikation. Det viktiga arbetet med att bli bättre på att stödja och representera samhällets mångfald när det gäller exempelvis identitet, kön och sexualitet, religion och traditioner gäller därför även arbetet med museernas samlande och samlingar. Fredrik om museisamlande, på Youtube: http://www.youtube.com/watch?v=TTz5yY3M_7E Fredrik om museisamlande på Riksförbundet Sveriges museers stafettblogg: http://www.sverigesmuseer.se/stafettbloggen/2011/10/fredrik-svanberg-museer-och­ svart-magi/ http://www.sverigesmuseer.se/stafettbloggen/2011/10/fredrik-svanberg-utveckla­ museerna-genom-samlandet/

16

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Processutveckling – identifiering och synliggörande av processer
Antonio Molin, Arkitektur- och designcentrum Arkitektur- och designcentrum har ambitionen att hålla en hög nivå i förvaltandet av sam­ lingarna, forskarservice och bibliotek. Genom processkartläggning och processbeskrivningar kan man inhämta information och tydliggöra hur arbetsflöden och uppgifter ser ut i verksamheten. Målet för Arkitekturoch designcentrum är att öka tillgängligheten genom att identifiera och undanröja eventu­ ella hinder samt utveckla de processer som syftar till att optimera tillgänglighet både fysiskt och digitalt. För att framgångsrikt identifiera och beskriva processer behöver man synliggöra verk­ samheten. Samtidigt måste man undvika idealbeskrivningar och visioner om hur man öns­ kar att man arbetade. Både nödvändigt och ”onödigt” arbete blir synliggjort. Resultat av processkartläggning:  Underlag för prioriteringar  Identifierade resurser/resursbehov  Grunder för verksamhetsutveckling  Identifiera avgränsade utvecklingsområden  Skapa helhetsförståelse i organisationen  Föra fram vad det är som görs i organisationen  Klargöra hur delar samverkar sinsemellan och med omvärlden

Identifiering och synliggörande av processer.


Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

17

Anvisningar och arbetsflöde för Eskilstuna stadsmuseums fotosamling
Susanne Nickel och Cecilia Marnetoft, Eskilstuna kommun Ett digitaliseringsprojekt påbörjades 2011 och i samband med det fastställdes nya rutiner och anvisningar för arbetet med fotosamlingarna. Arbetsflödet har kommit att införlivas i det dagliga arbetet med fotosamlingen. Momenten avser retroaktiv registrering och digi­ talisering av fotosamlingen. Arbetsflödet ser ut enligt följande:

Varje steg i arbetet kvalitetssäkras genom anvisningar. Det finns anvisningar för hantering och vård (inklusive förpackning), märkning och numrering, skanning, registrering och webb­ publicering. Anvisningar bygger på internationella standarder och MINERVA:s rekommen­ dationer samt på best practice från olika museer. Skanningsanvisningen beskriver förutom kraven på masterfilen (tiff ) och mindre kopior (jpg) även serverstrukturen och var bilderna ska sparas, skanningsprofiler för olika sorters material och en liten steg för steg-manual. Registreringsanvisningen definierar varje fält som används i registreringen, nämner ex­ empel och obligatoriska fält. Definitioner för begrepp i plocklistor kompletterar anvisningen. Anvisning för insamling och gallring av fotografiskt material hos Eskilstuna stads­ museum Efter att ha arbetat aktivt med delar av fotosamlingen var det naturligt att en inventering av samlingen gjordes. Till de större samlingarna fanns avtal, men accessionskatalog sak­ nades för foton efter 1969 och det var oklart hur många mindre samlingar som inkommit till museet. Det behövde tydliggöras vad för slags foton som skulle tas in och vilket fokus samlingen skulle ha. En anvisning för insamling och gallring för samlingarna hade blivit antagen våren 2012. Då verksamhetsinriktningen och målen är de samma för hela museet, fanns önskemål om att det skulle finnas en samlad strategi för både föremål och foton. Anvisningen bygger främst på, utöver ovan nämnda samlingsanvisning, Fotorådets ”Att samla och gallra fotografier”. Anvisningen för insamling och gallring av fotona tar upp kri­ terier för insamling, hur vi gör urval och hur ansvarsfördelningen ser ut. Hur vi samlar in digitalt fött material förklaras också. Det samma gäller för gallring där kriterier, riktlinjer och ansvarsfördelning tydliggörs.

18

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

NILS – nyutviklet logistikk- og forvaltningssystem for store fotosamlinger
Torill Johanne Mobech-Hanssen, Samlingsforvaltningen i Vestfoldmuseene IKS NILS – Nasjonalmuseets Informasjons og logistikksystem ble utviklet av fir­ maet Goodtech Projects & Services AS – i samarbeid med Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design. Det er et logistikk- og prosess-system for flytting, ut­ lån og utstillingsprosesser med dokumentasjon av hendelser og plasseringer. Vestfoldmuseene har et ansvar for å forvalte den viktige fotohistoriske kulturarven på best mulig måte. Museene benyttet tidligere flere ulike dokumentasjonssystemer, og serieregistrering i systemene var enten besværlig eller umulig. Vi ønsket oss derfor et nettbasert system med muligheter for minimums-registrering på samlingsnivå, for å kunne sikre flytteprosessene til felles klimastyrt magasin. Systemet skulle kunne bidra til å skape gode forvaltningsrutiner og kunne håndtere de store fotosamlingene i museene. Gjennom prosjektet FODAK (Forvaltning Og Dokumentasjon Av Kulturhistorisk fotografi) som pågikk i perioden 2008 – 2012, fikk Samlingsforvaltningen midler til systemutvikling fra blant annet Norsk kulturråd og Vestfold Fylkeskommune. Vestfoldmuseene valgte å inngå en avtale med Nasjonalmuseet og Goodtech om videre­ utvikling av deres eksiterende system. Vår web-baserte applikasjon kalles NILS FOTO, og sys­ temet bruker strekkoder for å få en eksakt oversikt og kontroll over innhold og plasseringer. Viktige funksjoner i NILS:  Kundespesifikke egenskaper, som kan opprettes og redigeres som man ønsker, og slik tilpasses ulike behov og brukere.  Prosjekter gjør det mulig å planlegge arbeidet fremover, følge opp oppgaver med fastsatt deadline samt beregne både forpakningsmateriale og personalressurser.  Rapportfunksjonene gir gode oversikter over blant annet materialtype, tilstand, inn­ hold og antall bilder i én samling, type og antall hendelser samt plasseringer. – Og ikke minst viktige tall til alle rapporter og søknader. Systemet er fleksibelt, i stor grad plattform-uavhengig, og basert på åpen kildekode og åpne standarder. Mer informasjon om systemet: www.goodtech.no/nils Rapport fra FODAK-prosjektet: http://samlingsforvaltningen.vestfoldmuseene.no/files/2013/05/FODAK-rapport-2013.pdf

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

19

Föremål för diskussion – forskare i magasinet och utställningar i det offentliga rummet
Karl-Johan Cottman, Sörmlands museum I projekten ”Forskare i samlingarna” och ”Ut med grejerna!” söker vi på Sörmlands museum nya sätt att använda våra samlingar. På olika sätt ställer de föremålen i centrum för diskus­ sion. I projektet ”Forskare i samlingarna” öppnar vi upp våra magasin och bjuder in forskare från olika discipliner att besöka våra samlingar. Syftet är att intressera dem för vad vi har och skapa förutsättningar för samarbeten. Men också att diskutera och få nya perspektiv från människor med kunskap om vitt skilda områden. Vad berättar föremålen för en idéhistori­ ker? En kulturgeograf? Eller en biolog? I ”Ut med grejerna!” testar vi nya sätt att arbeta med samlingarna i offentliga miljöer. Syf­ tet är att nå fler och att närma oss museiovana grupper genom att ställa ut på platser där människor befinner sig. Dessutom handlar det om att hitta nya former att arbeta utanför museet, både utställningstekniskt och genom olika typer av samarbeten. Under 2012 och 2013 har vi gjort utställningar i skyltfönster, i gallerior, bibliotek, samt i entréhallarna på lä­ nets sjukhus. Att arbeta med samlingarna i offentliga miljöer skapar givetvis en rad frågor. Hur kan vi ställa ut föremålen på ett säkert sätt? Hur hanterar vi variationer i ljus, luftfuktighet och temperatur? Hur värderar vi exponeringen av föremålen mot de eventuella risker som utställandet innebär? Genom projektet har utställningsplatsernas olika förutsättningar tvingat oss att diskutera och förhålla oss till dessa frågor. En slutsats som vi hittills kan dra är dock att det med rätt urval av föremål och relativt enkla tekniska tillvägagångsätt går att hitta lösningar på den typen av problem.

Skyltfönsetinstallation i Nyköping, december 2012. Foto: Josefine Svensson


20

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Utvärdering
En enkät delades ut och besvarades av 76 deltagare av totalt132 (57,5%). På frågan: ”Vad tyckte du om seminariet i sin helhet?” gav 75 av 76 deltagare betyget 4 eller 5 (av 5 möjliga). Det framkommer tydligt att Samlingsforum fyller ett behov av ett forum för utbyte mellan professionerna som arbetar med samlingsförvaltning. Enkäten ger också plats för kommentarer och förslag. Många har gett förslag på teman och ämnen att ta upp i kommande seminarier. Arbetsgruppen har gemensamt gått igenom alla enkätsvaren och detta är en stor hjälp i arbetet att göra Samlingsforum ännu bättre. Stort tack till alla som bidragit!

Nästa Samlingsforum
Nästa år är Umeå Kulturhuvudstad och vi är mycket glada över att i samarbete med Väs­ terbottens museum hålla Samlingsforum 2014 med museet som värd. Temat är ”Ljus på samlingen”. Vi ses i Umeå den 6-7 november 2014! Här kan man läsa om tidigare Samlingsforum: http://www.raa.se/kulturarvet/foremal-och-samlingar/samlingsforum/

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

21

Bilaga 1

Samlingsforum 21-22 november, 2013
TORSDAGEN DEN 21 NOVEMBER 2013 Moderator: Lisa Nilsen 11.30 12.00 – 13.00 13.00 – 13.10 13.10 – 13.55 13.55 – 14.40 14.40 – 15.10 15.10 – 15.50 15.50 – 17.25 Registreringen öppnar Lunch Välkommen! Åsa Hallén, länsmuseichef Great Museums need Good Collections Management Nick Poole, Collections Trust, UK What is Collections Management? Freda Matassa, Museum Consultant, UK Kaffe och kaka Risk management in collection care Agnes Brokerhof, RCE/Cultural Heritage Agency of The Netherlands ÖPPET FORUM Riksförbundet Sveriges Museer och samlingsförvaltning Mats Persson, Riksförbundet Sveriges Museer Göteborgs konstmuseums riskanalysarbete Petra Waern, Göteborgs konstmuseum och Patrik Holmquist, WSP Konditionsbedömning – ett konservatorsuppdrag för god samlingsförvaltning Ann-Cathrin Rothlind, Livrustkammaren och Skoklosters slott med Stiftelsen Hallwylska Samlingsförvaltning i friluftsmuseet Heidi Uleberg, Norsk Folkemuseum Förvaltning av kyrkliga inventarier – erfarenheter från Strängnäs stift Lisa Nilsen, Lisa Nilsen Kulturvård Statlig utställningsgaranti Ulf Strandberg, Kammarkollegiet 17.25– 18.15 18.15 – 21.00 Visning av utställningen 1001 INVENTIONS – the Enduring Legacy of Muslim Civilization Middag och kvällsmingel på Värmlands Museum

Twitter: #samling2013

22

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Samlingsforum 21-22 november, 2013

FREDAGEN DEN 22 NOVEMBER 2013

9.00 – 9.30 9.30 – 10.05 10.05 –10.35 10.35 – 11.00 11.00 – 11.45 11.45 – 12.45

Kulturarv för alla! Christian Runeby, Riksantikvarieämbetet Förvaltningsplaner för samlingar – Vad är det? Varför behövs de? Hur ska de användas? Annica Ewing, Statens historska museer Samlingsförvaltningsstandarden SPECTRUM – i svensk översättning? Kort presentation av Spectrum samt panelsamtal: Ingela Chef Holmberg, Riksantikvarieämbetet, Susanne Nickel, Eskilstuna kommun samt Karianne Schmidt Vindenes, Vestfoldmuseene IKS Kaffe och ostsmörgås Museisamlande och mångfald Fredrik Svanberg, Statens historiska museer ÖPPET FORUM Processutveckling Antonio Molin, Arkitektur- och designcentrum Insamlings- och gallringspolicy för fotosamlingen samt arbetsflöde och anvisningar Susanne Nickel och Cecilia Marnetoft, Enheten för arkiv och museer, Eskilstuna kommun NILS: Nyutviklet logistikk- og forvaltningssystem for store fotosamlinger Torill Johanne Mobech-Hanssen, Vestfoldmuseene Föremål för diskussion – forskare i magasinet och utställningar i det offentliga rummet Karl-Johan Cottman, Sörmlands museum

12.45 – 13.00 13.00

Summering och avslutning Lätt lunch som går att ta med för den som ska hinna med tåg eller flyg. Twitter: #samling2013

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

23

24

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Samlingsforum 2013 – God samlingsförvaltning
LITTERATUR- OCH LÄNKTIPS I URVAL Allmänt om samlingsförvaltning

Bilaga 2

PAS 197: 2009 Code of practice for cultural collections management. British Standards 
 Institution. 
 Här beskrivs grundläggande principer för samlingsförvaltning i museer såväl som bibliotek och 
 arkiv.
 Hillhouse, S. Collections management: a practical guide. Collections Trust. 
 Vägledning med råd och tips som utgår ifrån PAS 197:2009 (se ovan).
 Matassa, F. (2011). Museum collections management: a handbook. London: Facet Publishing. 
 Freda Matassa, som föreläser på Samlingsforum i år, har skrivit denna bok om praktisk 
 samlingsförvaltning.
 Boylan, Patrick J. (ed.) (2004). Running a museum: a practical handbook. ICOM.
 http://icom.museum/uploads/tx_hpoindexbdd/practical_handbook.pdf
 Fjaestad, M. (Red.). (1999). Tidens tand: förebyggande konservering. Stockholm: 
 Riksantikvarieämbetet. http://www.raa.se/publicerat/9172091355.pdf
 Grundbok om förebyggande konservering på svenska uppdelat på olika material- och 
 föremålskategorier. Ett måste i bokhyllan men finns även som gratis pdf på nätet.
 Collections link www.collectionslink.org.uk/
 Bra utgångspunkt på nätet för information om samlingsförvaltning. Här finns mängder av råd 
 och vägledningar. 
 SPECTRUM En standard för 21 procedurer inom samlingsförvaltning. Internationellt använt. 
 http://www.collectionslink.org.uk/spectrum
 Benchmarks 2.0.
 Självskattningsverktyg för samlingsförvaltning. Riksantikvarieämbetet arbetar med en 
 översättning och bearbetning under 2013 och 2014.
 http://www.collectionslink.org.uk/programmes/benchmarks-for-collections-care
 Significance 2.0 är en guide från Collections Council of Australia som kan hjälpa till i arbetet 
 med att bedöma samlingars och föremåls betydelse och relevans: 
 http://arts.gov.au/sites/default/files/resources-publications/significance-2.0/pdfs/significance­ 2.0.pdf


Gallring
I England finns verktyget Disposal toolkit som hjälper till i arbetet med avyttring

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

25

http://www.sverigesmuseer.se/wp/wp-content/uploads/2013/10/Disposal-Toolkit.pdf Museer arbetar 2013 med en översättning, se: http://www.sverigesmuseer.se/nyheter/2013/10/ gallringsfragan-riksforbundet-vill-ha-dina-synpunkter/

Riskhantering och katastrofberedskap
Handbok i katastrofberedskap och restvärdesräddning. Riksantikvarieämbetet. http://www.raa.se/rvr Webbaserad handbok som är en hjälp i det förebyggande arbetet mot bränder, översvämningar och andra skador. Innehåller många konkreta tips, bilder och exempel från verkligheten. Ten agents of deterioration. Canadian Conservation Institute har en webbsida med information om 10 risker för kulturarvet: http://www.cci-icc.gc.ca/caringfor-prendresoindes/articles/10agents/index-eng.aspx  En strategi för museisäkerhet. Statens kulturråd. Innehåller även rekommendationer för fysiskt skydd för de centrala museerna. http://www.kulturradet.se/upload/kr/publikationer/2001/strategi_museisakerh.pdf

Inomhusklimat
PAS 198:2012 Specification for mananging environmental conditions for cultural 
 collections. The British Standards Institution.
 Riktlinjer för inomhusklimat från 2012 som förordar ett flexibelt förhållningssätt med riskanalys i 
 fokus och med inriktning mot energieffektiv samlingsförvaltning.
 ASHRAE Handbook 2007, kapitel 21 http://eprints.sparaochbevara.se/584/1/ASHRAE_Kapitel_21.pdf Amerikanska ingenjörsförbundets handbok om klimat i museer, arkiv och bibliotek. Environmental Guidelines for Museums. Canadian Conservation Institute. http://www.cci-icc.gc.ca/caringfor-prendresoindes/articles/enviro/index-eng.aspx Ashley-Smith, J., Burmester, A. & Eibl, M. (red.) (2013). Climate for collections: standards and uncertainties. London: Archetype Publications, in association with Doerner Institut, Munich. http://www.doernerinstitut.de/downloads/Climate_for_Collections.pdf Artiklar från en konferens 2012 om klimatriktlinjer för museer. Visar det aktuella forskningsläget om hur föremål påverkas av klimatet samt om energismarta magasin.

Ljus
Michalski, S. Light, ultraviolet and infrared. http://www.cci-icc.gc.ca/caringfor-prendresoindes/articles/10agents/chap08-eng.aspx CIE 157:2004. Control of damage to museum objects by optical radiation. Vienna: Commission Internationale de l’Eclairage. Vårda Väl: Ljusets påverkan på museiföremål. Riksantikvarieämbetet. http://samla.raa.se/xmlui/handle/raa/3340 Vårda Väl: LED-Belysning. Riksantikvarieämbetet. http://samla.raa.se/xmlui/handle/raa/347
26 Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

Integrated Pest Management
Pinniger, D. (2001) Pest Management in Museums, Archives and Historic Houses. Archetype Publications Ltd. Åkerlund, M. (1991) Ängrar - finns dom...? Om skadeinsekter i museer och magasin. Svenska museiföreningen, Uppsala. www.nrm.se/premal Åkerlund, M., Flato, S. & Hellekant, A. (1998) Från Silverfisk till Hälsorisk. Skadedjur och åtgärder i samlingar. Arlöv: LTs förlag. www.nrm.se/premal Museum Pests.net är en webbresurs för Intergrated Pest management: www.museumpests.net PRE-MAL, de svenska museernas och arkivens skadedjursgrupp har en grupp för informationsoch erfarenhetsutbyte på Kulturvårdsforum http://www.kulturvardsforum.se/group/premal

Hantering, packning och transporter och lån
Erson, Birgitta & Raaum, Mette (red.) (2002). Minimal manual: hur att rätt hantera museiföremål. Malmö: Malmö museer Hantering av konst: utlån & logistik, syning, packning, transport. Moderna Museet 26 november 2010. Informativ dokumentation om hur man arbetar med lån på Moderna Museet. http://www.modernamuseet.se/PageFiles/11428/HANTERING-AV-KONST.pdf SS-EN 15946-2011 Bevarande av kulturarv – Packmetoder för transport. Standard framtagen inom det europeiska standardiseringsprojektet för kulturarv, CEN/TC346. SS-EN 16095:2012 Bevarande av kulturarv - Tillståndsrapport för flyttbart kulturarv. Standard framtagen inom det europeiska standardiseringsprojektet för kulturarv, CEN/TC346.
 Six steps to safe shipment. Canadian Conservation Institute.  
 http://www.cci-icc.gc.ca/caringfor-prendresoindes/articles/sixsteps-sixetapes/index-eng.aspx
 På Kulturrådets sida finns information om ansökan om Statlig utställningsgaranti:
 http://www.kulturradet.se/sv/bidrag/bildochformkonst/Utstallningsgarantier/ 
 På denna sida finns fler länkar, bl a till Handbook on collections mobility http://www.lending­ for-europe.eu/handbook/ samt till kravspecifikationer från Kammarkollegiet:
 Kravspecifikation fysiskt skydd, för erhållande av Statlig Utställningsgaranti. Kammarkollegiet. http://www.kammarkollegiet.se/node/687 Standard för skyddsmontrar – Provning och värdering av inbrottsskydd. Kammarkollegiet. http://www.kammarkollegiet.se/node/687

Samlingsforum 2013: God samlingsförvaltning, 21-22 november 2013 på Värmlands Museum, Karlstad

27